AI revolutionerar HR – men halkar Sverige efter?

Så är äntligen det vi väntat på här, den artificiella intelligensen, AI, som kommer att ta bort all tråkig administration och hjälpa oss så att vi kan fokusera på det som ger”mervärde”. Kanske kan AI till och med skapa mervärde.

AI förändrar snabbt hur organisationer arbetar, och ingenstans är detta mer uppenbart än inom Human Resources (HR). Det är uppenbart att organisationer närmar sig AI inom HR med försiktig optimism. I Fortune 500-företag rapporterar 93% av Chief HumanResource Officers (CHRO) att de använder AI-verktyg för att förbättra HR-processer och verktyg (PwC, 2023).

Från AI-drivna rekryteringsverktyg till automatiserad analys för medarbetarengagemang, testarHR-ledare AI för att effektivisera processer och förbättra beslutsfattandet.

Det finns rapporter som pekar på att Sverige halkar efter i digitalisering och AI inom HR. Enligt BCG:s senaste rapport från januari 2025  NordicGenAI Complacency använder endast 18% av svenska kunskapsarbetare generativ AI, jämfört med 54% i Europa och 61% globalt.

Vad finns det då för utmaningar för HR och AI?

Brist på en holistisk syn

Det har nu blivit tydligt att integreringen av AI inom HR inte bara är en teknisk ambition utan också en kulturell. Undersökningar visar att framgången med AI beror mer på människors vilja att ta till sig detta verktyg, än på teknologin i sig. Att införa AI inom HR-funktioner kommer alltså endast att ge värde om den organisatoriska kulturen absorberar förändringarna och får människor med sig.  Många organisationer har svårt med den kulturella anpassningen och stirrar endast på tekniken.

Det finns inga tydliga mål

I alla andra sammanhang där företag utvecklas, sätter vi upp tydliga mål för vad det är vi vill åstadkomma när vi utvecklar nya processer, verktyg eller system. För AI tycks en del företag inte ha genomarbetat exakt vad det är man vill ha ut av det, utan det finns en vag uppfattning om produktivitetsvinster, uppsnabbad eller förbättrad datahantering utan klarare mål.

Man vet inte om man uppnått framgång

Som en bi-produkt av att inte ha mål, blir konsekvensen att man inte heller vet hur man ska mäta att man uppnått framgång i sitt AI användande och nyttan blir därför oklar.  

För många system som inte är synkroniserade

Vi vet alla att administrationen inom området HR är gigantisk. Det är mycket data som måste hanteras för varje anställd, från det att dom anställs, inför varje löneutbetalning, vid förändringar i anställningen, befordringar, lönehöjningar, ledigheter osv. Trots att alla företag strävar efter att vara effektiva enligt LEAN och andra process-principer, har fortfarande många företag klumpiga processer och flera system där data måste läggas in manuellt i dom olika systemen. Detta blir speciellt komplicerat i internationella företag där man kanske till och med på land-nivå har olika system. Att implementera viss AI kan i sådana fall kanske vara bättre att avvakta med tills systemen är bättre integrerade.

Brist på tilltro

Det kan också finnas en brist på tilltro till att AI faktiskt fungerar. I dom fall då anställda lovas konfidentialitet, kan anställda undra om den verkligen kommer att hållas eller om finns det personer inom HR som trots detta löfte har insyn i dessa uppgifter. Kommer information in i systemet som den ska med AI? Är det någon som kontrollerar att allt blir rätt? Det finns många frågor runt detta och kanske fler nu när data säkerheten har blivit mycket viktigare och mer reglerad i lagstiftningen. Att anställda känner trygghet och säkerhet med AI är en förutsättning for att det ska fungera.

Vinnare och förlorare

Det är också viktig att man inte bara ”skyfflar runt” arbetsuppgifter, men ändå kallar det för effektivisering. Jag har sett exempel på att centrala funktioner har lagt ut arbetsuppgifter till cheferna som dom tidigare har utfört. Då tycker man centralt att man har effektiviserat men det har ju inte organisationen i stort. Några blir vinnare och några blir förlorare och så ska det inte vara. Alla ska vinna. Det finns också processer inom HR som flera parter måste vara inblandade i. En anställd som vill ha ledigt tex, måste ansöka om ledighet, chefen måste godkänna ledigheten, chefen kanske behöver kontrollera något med HR och lönefunktionen måste se till att den anställda får rätt utbetalning vid ledigheten. I processer som dessa är det inte alltid lätt att hitta den mest optimala hanteringen. Viss administration kan AI inte ta över och då får man ta ett företagsbeslut om vilken grupp av anställda som är mest lämplig att utföra uppgiften.

Hur ska man göra för att AI ska bli framgångsrikt inom HR?

Lösningen är egentligen densamma som vid allt förändringsarbete där man måste ställa sig och svara på ett antal frågor. Vad handlar förändringen om? Vilket problem är det som man vill lösa med AI? Vilka kommer att bli påverkade och hur? Hur vet man att man mätbart har lyckats? Vilka är riskerna och utmaningarna? Hur ska implementering gå till?

Man måste sätta mål för vad som ska uppnås, ha tydlig kommunikation i företaget om detta, involvera alla intressenter och låta dom ha påverkansmöjlighet och ha en projektgrupp med ett mandat och ansvar. Om man gör så kommer man att skapa trovärdighet och trygghet för alla dom som kommer att påverkas.

Man behöver också ha en strategi och ett regelverk för hur AI ska användas generellt i företaget för att få en gemensam plattform av arbeta utifrån.  

AI är inte en lösning för allting och det är viktigt att ha realistiska förväntningar på vad AI kan hjälpa oss med. AI blir det vi gör det till och med eftertanke och ett strukturerat angrepps-sätt, kan det bli ett utmärkt verktyg som kan ta hand om specifika arbetsuppgifter.  

Slutligen, vi vet också att det finns situationer där den mänskliga kontakten är både överlägsen och för viktig för att AI ska kunna bli en bra lösning.

‍